KobiChat is een platform voor zakelijke WhatsApp-communicatie, aangeboden door KobiTech B.V. In dit beleid leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, en welke rechten je hebt. We houden ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).
KobiTech B.V.
Klompenmakerstraat 24, 4871 EM Etten-Leur
KvK: 42005593
E-mail: privacy@kobichat.nl
Voor vragen over dit beleid of over je gegevens kun je ons altijd mailen.
1. Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker
KobiChat verwerkt gegevens in twee rollen:
- Als verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van onze eigen klanten (de bedrijven die KobiChat afnemen): accountgegevens, facturatie en gebruiksstatistieken.
- Als verwerker voor de gegevens die onze klanten via KobiChat verwerken - met name de WhatsApp-gesprekken, contactgegevens en berichten van hún klanten. Die gegevens zijn eigendom van de klant; wij verwerken ze uitsluitend in hun opdracht. De afspraken hierover staan in onze verwerkersovereenkomst (AVG art. 28).
2. Welke gegevens we verwerken
| Categorie | Voorbeelden | Doel |
|---|---|---|
| Accountgegevens | Naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, versleuteld wachtwoord | Toegang tot en beheer van je omgeving |
| Facturatiegegevens | Abonnement, betaalstatus, factuurnummers | Facturatie en administratie |
| WhatsApp-gesprekken | Berichten, telefoonnummers en contactgegevens van je klanten, eventuele media | Het leveren van de teaminbox-dienst (verwerkersrol) |
| Gebruiksgegevens | Inlogmomenten, aantal berichten, technische logs | Beveiliging, foutopsporing en verbruiksmeting |
3. WhatsApp Business Platform en Meta
KobiChat maakt gebruik van het officiële WhatsApp Business Platform (Cloud API) van Meta Platforms Ireland Ltd. Berichten die via WhatsApp worden verstuurd en ontvangen, lopen via de infrastructuur van Meta. Op die verwerking is ook het privacybeleid van WhatsApp/Meta van toepassing. Elke klant koppelt zijn eigen WhatsApp Business-account; wij verkrijgen daarbij uitsluitend toegang die nodig is om berichten namens die klant te versturen en te ontvangen.
4. Ontvangers en subverwerkers
We delen gegevens alleen met partijen die nodig zijn om de dienst te leveren. Een deel van deze subverwerkers wordt alleen ingeschakeld als de klant de betreffende functie gebruikt (bijv. de AI-assistent of een agenda-koppeling):
| Subverwerker | Doel | Locatie / doorgifte |
|---|---|---|
| Meta Platforms Ireland Ltd. | Verzenden/ontvangen van WhatsApp-berichten (WhatsApp Business Platform) | EU/VS (SCC / Data Privacy Framework) |
| Microsoft Azure (West-Europa) | Hosting van het platform en de databank | EU |
| Mollie B.V. | Verwerken van abonnementsbetalingen | EU (Nederland) |
| Apple Inc. (APNs) | Pushmeldingen naar de mobiele app | VS (DPF) |
| Anthropic / OpenAI (alleen bij gebruik AI-assistent) | Genereren van AI-antwoorden op basis van de eigen sleutel van de klant | VS (SCC/DPF) |
| Google Ireland Ltd. (alleen bij agenda-koppeling) | Vrij/bezet lezen en afspraken boeken in de eigen agenda van de klant | EU/VS (DPF) |
| Teamleader NV (alleen bij CRM-koppeling) | Leadoverdracht en taken in het CRM van de klant | EU (België) |
| E-mailprovider (SMTP) | Verzenden van systeem- en herinneringsmails | EU |
Met deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten. We verkopen je gegevens nooit en gebruiken ze niet voor advertenties. Onze eigen klanten sluiten met ons een verwerkersovereenkomst voor de gegevens die zij via KobiChat verwerken.
5. Bewaartermijn
Accountgegevens bewaren we zolang je een actieve omgeving hebt. Na beëindiging verwijderen we je gegevens binnen 90 dagen, tenzij we wettelijk verplicht zijn ze langer te bewaren (bijvoorbeeld facturatiegegevens voor de fiscale bewaarplicht van 7 jaar). Gespreksgegevens die wij als verwerker beheren, verwijderen we op verzoek van de klant of bij beëindiging van de overeenkomst.
6. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen (TLS), versleutelde opslag van wachtwoorden, ondertekende webhooks, toegangsscheiding tussen klantomgevingen, en dagelijkse back-ups. Platformbeheerders van KobiChat hebben geen inzage in de gespreksinhoud van klanten.
7. Jouw rechten
Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van je persoonsgegevens, en het recht om bezwaar te maken. Wil je hiervan gebruikmaken of je gegevens laten verwijderen? Mail dan naar privacy@kobichat.nl. We reageren binnen 30 dagen. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wil je dat wij jouw account en bijbehorende gegevens verwijderen? Stuur een e-mail vanaf je geregistreerde adres naar privacy@kobichat.nl met als onderwerp "Verwijderverzoek". Wij verwijderen je gegevens binnen 30 dagen en bevestigen dit per e-mail.
8. Cookies
De KobiChat-webapp gebruikt een functionele sessiecookie en enkele functionele lokale-opslagitems (zie de cookieverklaring) om je ingelogd te houden en je voorkeuren te onthouden. Een volledig overzicht staat in onze cookieverklaring.
Op onze website gebruiken we Google Analytics om bezoek te meten en onze marketing te verbeteren. De bijbehorende analyse- en marketingcookies worden pas geplaatst nadat je daar via de cookiemelding toestemming voor geeft; tot die tijd draait Google Analytics in een toestemmingsloze modus (Consent Mode v2) zonder cookies. Weiger je, dan worden er geen tracking- of advertentiecookies geplaatst. Hierbij worden gegevens verwerkt door Google (Google Ireland Ltd., met mogelijke doorgifte naar de VS onder het EU-VS Data Privacy Framework). Je kunt je keuze op elk moment wijzigen door je cookies te wissen.
9. Wijzigingen
We kunnen dit beleid van tijd tot tijd aanpassen. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van laatste wijziging bovenaan.