Algemene voorwaarden

Deze algemene voorwaarden regelen het gebruik van KobiChat, het SaaS-platform voor zakelijke WhatsApp-communicatie van KobiTech B.V. Ze gelden voor iedere offerte, aanbieding en overeenkomst tussen KobiTech en zakelijke klanten. Lees ze zorgvuldig door - door een abonnement af te sluiten of KobiChat te gebruiken, gaat u met deze voorwaarden akkoord.

Artikel 1 - Definities

In deze voorwaarden hebben de volgende begrippen, in enkel- en meervoud, steeds dezelfde betekenis:

• KobiTech: KobiTech B.V., de aanbieder van KobiChat.
• Klant: de rechtspersoon of onderneming die, handelend in de uitoefening van een beroep of bedrijf, een overeenkomst met KobiTech sluit of daartoe een aanbod ontvangt.
• Partijen: KobiTech en Klant gezamenlijk.
• KobiChat of het Platform: de software-as-a-service-toepassing van KobiTech voor zakelijke WhatsApp-communicatie, waaronder een gedeelde teaminbox, contactbeheer, campagnes en broadcasts, berichtsjablonen, automatiseringen en de bijbehorende API.
• Dienst: het via internet ter beschikking stellen en houden van KobiChat en de daarmee samenhangende diensten door KobiTech.
• Overeenkomst: de afspraak tussen Partijen op grond waarvan KobiTech de Dienst levert, inclusief deze algemene voorwaarden en eventuele bijlagen.
• Abonnement: het door de Klant gekozen pakket met bijbehorende limieten (zoals aantal gebruikers, berichten en contacten) en tarief.
• Gebruiker: een door de Klant geautoriseerde natuurlijke persoon die namens de Klant toegang heeft tot KobiChat.
• Account: de door de Klant aangemaakte omgeving binnen KobiChat waarmee de Dienst wordt afgenomen.
• WhatsApp Business Platform: het officiële zakelijke berichtenplatform (Cloud API) van Meta Platforms Ireland Ltd. ("Meta") waarmee KobiChat als Tech Provider werkt.
• WhatsApp Business-account: het eigen zakelijke WhatsApp-account van de Klant bij Meta, dat de Klant aan KobiChat koppelt.
• Klantgegevens: alle gegevens die de Klant of diens Gebruikers via KobiChat invoeren, verwerken of laten verwerken, waaronder gesprekken, contacten en berichten van de (eind)klanten van de Klant.
• Persoonsgegevens, Verwerking, Verwerkingsverantwoordelijke, Verwerker, Betrokkene en Subverwerker: de begrippen zoals gedefinieerd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
• Verwerkersparagraaf: de artikelen 21 tot en met 28 van deze voorwaarden, die tezamen gelden als verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 AVG.
• Demo-modus: de modus waarin KobiChat zonder koppeling met Meta functioneert met gesimuleerde berichten, uitsluitend bedoeld om het Platform te verkennen.
• Werkdag: een kalenderdag, met uitzondering van zaterdagen, zondagen en in Nederland algemeen erkende feestdagen.
• Schriftelijk: op papier of langs elektronische weg, waaronder per e-mail en via het Platform.

Artikel 2 - Toepasselijkheid en rangorde

2.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, overeenkomsten en (rechts)handelingen tussen KobiTech en de Klant met betrekking tot de Dienst, ook wanneer deze voortbouwen op eerdere overeenkomsten.

2.2 De toepasselijkheid van inkoopvoorwaarden of andere algemene voorwaarden van de Klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen. Een battle of forms als bedoeld in artikel 6:225 lid 3 BW wordt in het voordeel van deze voorwaarden beslecht.

2.3 Afwijkingen van en aanvullingen op deze voorwaarden zijn uitsluitend geldig indien deze schriftelijk uitdrukkelijk zijn overeengekomen.

2.4 Bij tegenstrijdigheid tussen documenten geldt de volgende rangorde: (1) een schriftelijk ondertekende overeenkomst of opdrachtbevestiging, (2) de Verwerkersparagraaf, (3) een eventueel afzonderlijk overeengekomen Service Level Agreement (SLA), en (4) deze algemene voorwaarden.

2.5 Is een bepaling van deze voorwaarden nietig of vernietigbaar, dan blijven de overige bepalingen onverkort van kracht (zie artikel 33).

Artikel 3 - De Dienst en KobiChat

3.1 KobiChat is een abonnementsplatform waarmee de Klant zakelijke WhatsApp-communicatie kan beheren via onder meer een gedeelde teaminbox, contactbeheer, campagnes en broadcasts, berichtsjablonen, automatiseringen en een API.

3.2 KobiChat werkt via het officiële WhatsApp Business Platform (Cloud API) van Meta. KobiTech treedt daarbij op als Tech Provider. De Klant koppelt zijn eigen WhatsApp Business-account aan KobiChat en blijft te allen tijde verantwoordelijk voor dat account.

3.3 De beschikbare pakketten, functies, limieten en eventuele add-ons - zoals extra gebruikers, hogere berichtvolumes, aanvullende functionaliteit of integraties - worden weergegeven op de website van KobiChat en/of in het Platform. KobiTech mag het aanbod van tijd tot tijd wijzigen.

3.4 KobiChat kent een Demo-modus waarin het Platform zonder Meta-koppeling functioneert met gesimuleerde berichten. De Demo-modus dient uitsluitend om KobiChat te verkennen en biedt geen enkele garantie ten aanzien van werking, beschikbaarheid of geschiktheid.

3.5 KobiChat wordt aangeboden zonder maatwerk, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. De Dienst wordt geleverd zoals deze op enig moment beschikbaar is ("as available").

Artikel 4 - Totstandkoming van de Overeenkomst

4.1 Alle aanbiedingen en offertes van KobiTech zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk een termijn van aanvaarding is vermeld.

4.2 De Overeenkomst komt tot stand op het moment dat de Klant een Abonnement afsluit, een offerte aanvaardt, een aanbod online bevestigt, dan wel de Dienst feitelijk in gebruik neemt - al naar gelang wat zich het eerst voordoet.

4.3 Kennelijke vergissingen, verschrijvingen of fouten in een aanbod, offerte, prijsopgave of publicatie binden KobiTech niet.

4.4 Degene die namens de Klant de Overeenkomst aangaat, staat ervoor in daartoe bevoegd te zijn en de Klant rechtsgeldig te binden.

Artikel 5 - Gratis proefperiode en Demo-modus

5.1 KobiTech kan een gratis proefperiode of de Demo-modus aanbieden, met de daarbij vermelde duur en voorwaarden.

5.2 Gedurende een proefperiode of in de Demo-modus wordt de Dienst geleverd zonder enige garantie ten aanzien van beschikbaarheid, geschiktheid of foutloos functioneren, en zonder aanspraak op support of vrijwaring.

5.3 Tenzij anders vermeld, eindigt een proefperiode automatisch na afloop van de aangegeven termijn. KobiTech kan aangeven of een proefperiode automatisch stopt of overgaat in een betaald Abonnement; in dat laatste geval wordt de Klant daarover vooraf geïnformeerd en gelden na omzetting de reguliere tarieven.

5.4 KobiTech mag een proefperiode of de Demo-modus te allen tijde beëindigen, beperken of wijzigen.

Artikel 6 - Toegang, account en gebruikers

6.1 Om KobiChat te gebruiken, registreert de Klant een Account en maakt hij Gebruikers aan binnen de grenzen van het gekozen Abonnement.

6.2 De Klant is verantwoordelijk voor het beheer van het Account, het toekennen en intrekken van gebruikersrechten en het handelen en nalaten van zijn Gebruikers.

6.3 De Klant draagt zorg voor een zorgvuldige omgang met inloggegevens en houdt deze geheim. De Klant is verantwoordelijk voor alle activiteiten die via zijn Account plaatsvinden. Bij een vermoeden van misbruik of ongeautoriseerde toegang stelt de Klant KobiTech onverwijld op de hoogte.

6.4 KobiTech mag beveiligingsmaatregelen voorschrijven, zoals sterke wachtwoorden of tweefactorauthenticatie, en toegang weigeren of opschorten indien de beveiliging van het Platform daarom vraagt.

Artikel 7 - WhatsApp, Meta en verantwoordelijkheden van de Klant

7.1 De Klant koppelt zijn eigen WhatsApp Business-account aan KobiChat en onderhoudt zelf de relatie met Meta, waaronder de bij Meta gekoppelde betaalmethode.

7.2 Het gebruik van WhatsApp is onderworpen aan de voorwaarden en het beleid van Meta, waaronder de WhatsApp Business Terms, het WhatsApp Business Messaging Policy en het Commerce Policy. De Klant is zelf verantwoordelijk voor de naleving daarvan.

7.3 De Klant staat ervoor in dat hij beschikt over een geldige en aantoonbare opt-in van de contacten die hij via KobiChat benadert, dat hij afmeldingen ("opt-outs") respecteert en dat zijn berichtverkeer voldoet aan toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de AVG en de Telecommunicatiewet.

7.4 KobiTech is geen partij bij de relatie tussen de Klant en Meta en is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor beslissingen van Meta, waaronder tariefwijzigingen, kwaliteitsbeoordelingen, beperkingen, blokkades of het opschorten of beëindigen van het WhatsApp Business-account van de Klant.

7.5 Wijzigingen die Meta aanbrengt in het WhatsApp Business Platform, de API of het beleid kunnen gevolgen hebben voor de werking van KobiChat. Dergelijke gevolgen komen niet voor rekening of risico van KobiTech.

Artikel 8 - Koppelingen, integraties en API's van derden

8.1 KobiChat kan koppelingen bieden met diensten van derden, waaronder Meta, en de mogelijkheid om via de API te integreren met systemen van de Klant of van derden.

8.2 Op diensten van derden zijn de voorwaarden en het privacybeleid van die derden van toepassing. KobiTech is niet verantwoordelijk voor de beschikbaarheid, werking, kwaliteit of voorwaarden van diensten van derden.

8.3 Derden kunnen hun diensten, API's of integraties eenzijdig wijzigen, beperken of beëindigen. KobiTech is niet aansprakelijk voor de gevolgen daarvan voor het gebruik van KobiChat.

8.4 Het gebruik van de KobiChat-API geschiedt binnen de door KobiTech gestelde grenzen en gebruikslimieten. KobiTech mag technische maatregelen treffen om overbelasting of misbruik te voorkomen.

Artikel 9 - Uitvoering van de Dienst

9.1 KobiTech levert de Dienst op basis van een inspanningsverplichting en spant zich naar redelijkheid in om KobiChat naar behoren beschikbaar te stellen. KobiTech geeft geen resultaatsgarantie.

9.2 De Klant verstrekt tijdig alle gegevens, medewerking en middelen die KobiTech redelijkerwijs nodig heeft en zorgt ervoor dat zijn omgeving voldoet aan de systeemvereisten (waaronder een deugdelijke internetverbinding en actuele apparatuur en browsers).

9.3 Vertraging of tekortkoming die het gevolg is van het uitblijven van medewerking, onjuiste of onvolledige informatie van de Klant, of van diensten of integraties van derden, komt niet voor rekening van KobiTech. De implementatie en inrichting bij de Klant komen voor risico van de Klant.

Artikel 10 - Gebruiksrecht en intellectuele eigendom

10.1 KobiTech verleent de Klant voor de duur van de Overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en herroepbaar recht om KobiChat te gebruiken, uitsluitend voor de eigen bedrijfsvoering van de Klant en binnen de grenzen van het Abonnement.

10.2 Alle intellectuele eigendomsrechten op KobiChat, de onderliggende programmatuur, de API, de documentatie, de vormgeving en alle daaraan gerelateerde materialen berusten bij KobiTech of haar licentiegevers. Niets in deze voorwaarden strekt tot overdracht van deze rechten.

10.3 KobiChat draait op de infrastructuur van KobiTech. De Klant ontvangt geen broncode en geen kopie van de programmatuur.

10.4 Het is de Klant niet toegestaan KobiChat te decompileren, te onderwerpen aan reverse engineering, te kopiëren, te verhuren, door te verkopen, te sublicentiëren of anderszins buiten de overeengekomen reikwijdte te gebruiken, behoudens dwingendrechtelijke uitzonderingen.

10.5 De Klantgegevens en de door de Klant ingebrachte content blijven eigendom van de Klant. De Klant verleent KobiTech het recht deze te verwerken voor zover nodig om de Dienst te leveren.

10.6 Doet de Klant suggesties of verbetervoorstellen ("feedback"), dan mag KobiTech deze vrij en zonder vergoeding gebruiken voor de doorontwikkeling van KobiChat; de rechten daarop komen toe aan KobiTech.

Artikel 11 - Verplichtingen van de Klant en acceptabel gebruik

11.1 De Klant gebruikt KobiChat op een verantwoorde, rechtmatige en zorgvuldige wijze en handelt daarbij in overeenstemming met de Overeenkomst, deze voorwaarden, het beleid van Meta en toepasselijke wet- en regelgeving.

11.2 Het is de Klant in het bijzonder niet toegestaan om:

• KobiChat door te verkopen, te verhuren of aan derden ter beschikking te stellen buiten de eigen organisatie, tenzij schriftelijk overeengekomen;
• het Platform, de infrastructuur of het netwerk te verstoren, te overbelasten of de beveiliging te doorbreken of te omzeilen;
• inbreuk te maken op intellectuele eigendomsrechten of andere rechten van KobiTech of derden;
• de privacy van derden te schenden, ongevraagde communicatie ("spam") te versturen of berichten te sturen zonder geldige opt-in;
• onrechtmatige, misleidende, strafbare, discriminerende of anderszins ontoelaatbare content te verspreiden.

11.3 Fair use. Het Abonnement is bedoeld voor normaal, redelijk zakelijk gebruik binnen de vermelde limieten. Buitensporig of oneigenlijk gebruik dat een onevenredige belasting van het Platform veroorzaakt of afwijkt van hetgeen bij vergelijkbare klanten gebruikelijk is, is niet toegestaan.

11.4 Bij (vermoedelijke) overtreding van dit artikel mag KobiTech de Klant waarschuwen, het gebruik beperken, de toegang tot (delen van) de Dienst opschorten of blokkeren, en in ernstige gevallen de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen. KobiTech spant zich in om, waar de omstandigheden dat toelaten, eerst te waarschuwen, maar is daartoe niet gehouden indien onmiddellijk ingrijpen geboden is.

Artikel 12 - Beschikbaarheid, onderhoud en wijzigingen

12.1 KobiTech spant zich in om KobiChat met een goede beschikbaarheid aan te bieden, maar garandeert geen ononderbroken of foutloze beschikbaarheid. Een gegarandeerde uptime geldt uitsluitend indien en voor zover schriftelijk een afzonderlijke SLA is overeengekomen.

12.2 KobiTech mag de Dienst tijdelijk buiten gebruik stellen voor onderhoud, aanpassingen of verbeteringen. Gepland onderhoud wordt waar mogelijk vooraf aangekondigd en zoveel mogelijk buiten kantooruren uitgevoerd. Spoedeisend onderhoud kan zonder voorafgaande aankondiging plaatsvinden.

12.3 KobiTech mag KobiChat doorontwikkelen en functies toevoegen, wijzigen of verwijderen (deprecatie). KobiTech houdt daarbij naar redelijkheid rekening met de belangen van de Klant en kondigt ingrijpende wijzigingen waar mogelijk vooraf aan.

12.4 Beperkingen in beschikbaarheid of functionaliteit die het gevolg zijn van diensten, wijzigingen of storingen bij derden - waaronder Meta en de hostingpartij - vallen buiten de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van KobiTech.

Artikel 13 - Support

13.1 KobiTech biedt standaard support via de website, documentatie en per e-mail op info@kobichat.nl, tijdens gebruikelijke kantooruren op Werkdagen.

13.2 Standaard support omvat hulp bij vragen over het gebruik en het functioneren van KobiChat. Aanvullende dienstverlening, zoals uitgebreide configuratie, training, maatwerk of premium support met afgesproken responstijden, valt buiten het Abonnement en wordt op basis van een aparte afspraak en tegen vergoeding geleverd.

13.3 Zonder afzonderlijke afspraak gelden geen gegarandeerde reactie- of oplostijden. KobiTech spant zich in om vragen binnen een redelijke termijn te behandelen.

Artikel 14 - Tarieven, betaling en indexering

14.1 De Klant is voor het Abonnement de op de website of in de Overeenkomst vermelde vergoeding verschuldigd. Alle bedragen zijn in euro's en exclusief btw en eventuele andere heffingen.

14.2 De vergoeding kan bestaan uit een abonnementstarief en aanvullende componenten, zoals extra gebruikers, hogere volumes of add-ons. De WhatsApp-berichtkosten van Meta vallen hier nadrukkelijk buiten en worden rechtstreeks door Meta bij de Klant afgerekend (zie artikel 7).

14.3 Het Abonnement wordt vooraf gefactureerd en per maand voldaan via automatische incasso door de betaaldienstverlener Mollie, met de door de Klant gekoppelde betaalmethode. De Klant machtigt KobiTech en Mollie om de verschuldigde bedragen automatisch te incasseren.

14.4 Reeds betaalde vergoedingen worden niet gerestitueerd, ook niet bij tussentijdse beëindiging of het niet volledig benutten van het Abonnement, behoudens dwingend recht.

14.5 KobiTech mag de tarieven jaarlijks aanpassen aan de hand van de consumentenprijsindex (CPI) van het CBS. Overige prijswijzigingen kondigt KobiTech ten minste twee weken van tevoren aan. Is de Klant het niet eens met een prijswijziging die uitgaat boven de indexering, dan mag hij het Abonnement opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

Artikel 15 - Gevolgen van niet-tijdige betaling

15.1 Slaagt een automatische incasso niet, dan krijgt de Klant de gelegenheid om binnen vijf (5) dagen na kennisgeving alsnog langs alternatieve weg te betalen.

15.2 Voldoet de Klant ook dan niet, dan is hij zonder nadere ingebrekestelling in verzuim. KobiTech is vanaf dat moment gerechtigd de wettelijke handelsrente (artikel 6:119a BW) en de buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen.

15.3 Bij verzuim mag KobiTech de Dienst geheel of gedeeltelijk opschorten of blokkeren totdat het volledige verschuldigde bedrag is voldaan. Opschorting laat de betalingsverplichting van de Klant onverlet.

15.4 Bezwaren tegen een factuur schorten de betalingsverplichting niet op.

Artikel 16 - Looptijd, verlenging en opzegging

16.1 Het Abonnement wordt aangegaan voor de overeengekomen periode. Bij een maandabonnement geldt een looptijd van één maand, die telkens stilzwijgend met één maand wordt verlengd, tenzij het wordt opgezegd.

16.2 De Klant kan een maandabonnement opzeggen tegen het einde van de lopende betaalperiode, via het Platform of schriftelijk aan info@kobichat.nl. Voor abonnementen die voor bepaalde tijd zijn aangegaan, gelden de daarbij overeengekomen looptijd en opzegtermijn.

16.3 KobiTech mag de Overeenkomst met onmiddellijke ingang en zonder ingebrekestelling geheel of gedeeltelijk beëindigen of opschorten indien: (a) de Klant in verzuim is met een wezenlijke verplichting; (b) de Klant surseance van betaling aanvraagt of verkrijgt, failliet wordt verklaard, tot liquidatie besluit of anderszins de vrije beschikking over zijn vermogen verliest; of (c) sprake is van misbruik als bedoeld in artikel 11.

16.4 Bij het einde van de Overeenkomst vervallen het gebruiksrecht en de toegang tot KobiChat. De afwikkeling van de Klantgegevens is geregeld in artikel 17 en in de Verwerkersparagraaf.

Artikel 17 - Exit, teruggave en verwijdering van gegevens

17.1 De Klant is te allen tijde zelf verantwoordelijk voor het maken van back-ups en voor het tijdig exporteren van zijn Klantgegevens. KobiChat biedt daartoe exportmogelijkheden binnen het Platform.

17.2 Na beëindiging van de Overeenkomst blijven de Klantgegevens gedurende een redelijke termijn beschikbaar voor export. KobiTech verwijdert de Klantgegevens vervolgens definitief uiterlijk zes (6) maanden na het einde van de Overeenkomst.

17.3 Blijft de Klant na verzuim langer dan negentig (90) dagen in gebreke met betaling, dan mag KobiTech de Klantgegevens reeds na drie (3) maanden verwijderen.

17.4 Op verzoek kan KobiTech tegen een redelijke vergoeding aanvullende exit- of transitiebijstand verlenen.

Artikel 18 - Vertrouwelijkheid en geheimhouding

18.1 Partijen houden alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Overeenkomst van elkaar ontvangen geheim en gebruiken deze uitsluitend voor de uitvoering van de Overeenkomst.

18.2 Als vertrouwelijk gelden in elk geval: de programmatuur, functies, API's, documentatie, broncode, beveiligingsgegevens, prijsafspraken en overige bedrijfs- en handelsgeheimen van KobiTech, alsook de bedrijfsgevoelige informatie van de Klant.

18.3 De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die reeds openbaar is zonder schending van deze voorwaarden, die zelfstandig is ontwikkeld zonder gebruik van de vertrouwelijke informatie, of die op grond van een wettelijke plicht of rechterlijk bevel openbaar moet worden gemaakt.

18.4 Deze verplichting blijft na het einde van de Overeenkomst van kracht.

Artikel 19 - Beveiliging en datalekken

19.1 KobiTech treft passende technische en organisatorische maatregelen om KobiChat en de daarin verwerkte gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking, in lijn met artikel 32 AVG en de stand van de techniek.

19.2 KobiChat wordt gehost binnen de Europese Unie op de infrastructuur van Microsoft Azure. De gegevens worden binnen de EU verwerkt.

19.3 De verdeling van verantwoordelijkheden en de procedure bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek) zijn nader uitgewerkt in de Verwerkersparagraaf, in het bijzonder artikel 27.

Artikel 20 - Garanties en uitsluitingen

20.1 KobiTech levert de Dienst naar beste vermogen op basis van een inspanningsverplichting. KobiChat wordt geleverd "as is" en "as available".

20.2 Voor zover wettelijk toegestaan sluit KobiTech alle impliciete garanties uit, waaronder garanties dat de Dienst ononderbroken, foutloos of vrij van kwetsbaarheden zal zijn, of geschikt is voor een specifiek doel van de Klant.

20.3 Beschikbaarheids- of prestatiegaranties gelden uitsluitend indien en voor zover deze uitdrukkelijk in een afzonderlijke SLA zijn vastgelegd.

Artikel 21 - Verwerking van persoonsgegevens: rolverdeling

21.1 De artikelen 21 tot en met 28 vormen tezamen de verwerkersovereenkomst tussen Partijen in de zin van artikel 28 AVG (de Verwerkersparagraaf) en zijn onlosmakelijk met de Overeenkomst verbonden.

21.2 Ten aanzien van de Klantgegevens die de Klant via KobiChat verwerkt - waaronder gesprekken en contactgegevens van de (eind)klanten van de Klant - is de Klant Verwerkingsverantwoordelijke en treedt KobiTech op als Verwerker.

21.3 Ten aanzien van de eigen klant-, account- en gebruiksgegevens die KobiTech nodig heeft om haar bedrijf te voeren en de Dienst te leveren (waaronder facturatie-, contact- en accountgegevens), is KobiTech zelf Verwerkingsverantwoordelijke. Op die verwerking is het privacybeleid van KobiTech van toepassing, te raadplegen op kobichat.nl/privacy.

21.4 KobiTech verwerkt de Klantgegevens uitsluitend op basis van de gedocumenteerde instructies van de Klant, zoals neergelegd in de Overeenkomst en deze Verwerkersparagraaf, tenzij een wettelijke verplichting KobiTech tot verwerking noopt. In dat geval stelt KobiTech de Klant daarvan voorafgaand op de hoogte, tenzij die wet dit verbiedt.

21.5 KobiTech stelt de Klant in kennis indien naar haar oordeel een instructie in strijd is met de AVG of andere gegevensbeschermingswetgeving.

Artikel 22 - Onderwerp, aard, doel en duur van de verwerking

22.1 Onderwerp en aard: het verwerken van persoonsgegevens ten behoeve van de levering en werking van KobiChat, waaronder het ontvangen, verzenden, opslaan, ordenen en beheren van berichten en contacten via het WhatsApp Business Platform.

22.2 Doel: het leveren van de Dienst zoals overeengekomen, waaronder de gedeelde teaminbox, contactbeheer, campagnes en broadcasts, sjablonen, automatiseringen en de API.

22.3 Soorten persoonsgegevens: onder meer naam, telefoonnummer, e-mailadres, profielgegevens, berichtinhoud, metadata van gesprekken, IP-adres en gebruiks- en gedragsgegevens. De Klant verwerkt via KobiChat geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens als bedoeld in artikel 9 AVG, tenzij Partijen dit uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen en met inachtneming van de daarvoor geldende waarborgen.

22.4 Categorieën betrokkenen: onder meer de contacten en (eind)klanten van de Klant met wie de Klant via KobiChat communiceert, en de Gebruikers van de Klant.

22.5 Duur: de verwerking duurt zolang de Overeenkomst van kracht is, gevolgd door de bewaar- en verwijdertermijnen van artikel 28.

22.6 De Klant staat ervoor in dat hij bevoegd is de Klantgegevens door KobiTech te laten verwerken en dat hij daarvoor een geldige grondslag heeft, waaronder een geldige opt-in van betrokkenen.

Artikel 23 - Beveiligingsmaatregelen en geheimhouding personeel

23.1 KobiTech treft passende technische en organisatorische maatregelen als bedoeld in artikel 32 AVG, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten en de aard, omvang, context en verwerkingsdoeleinden, alsook de risico's voor betrokkenen. Deze maatregelen omvatten onder meer versleuteling van gegevens waar passend, toegangsbeheer, logging, hosting binnen de EU en maatregelen gericht op de beschikbaarheid en herstelbaarheid van gegevens bij een incident.

23.2 KobiTech zorgt ervoor dat personen die onder haar gezag de persoonsgegevens verwerken, daartoe gebonden zijn aan een geheimhoudingsplicht, hetzij op grond van een wettelijke verplichting, hetzij op grond van een overeenkomst.

23.3 De Klant is verantwoordelijk voor de eigen naleving van de AVG, waaronder het bepalen van grondslagen, het informeren van betrokkenen, het bijhouden van opt-ins en het respecteren van afmeldingen, alsook voor de beveiliging aan zijn zijde (waaronder het beheer van accounts en inloggegevens).

Artikel 24 - Locatie van de gegevens en internationale doorgifte

24.1 De verwerking van de Klantgegevens vindt in beginsel plaats binnen de Europese Economische Ruimte (EER), op infrastructuur binnen de EU.

24.2 Voor zover verwerking door een Subverwerker toch een doorgifte naar een land buiten de EER met zich meebrengt - bijvoorbeeld doordat Meta berichten verwerkt - draagt KobiTech ervoor zorg dat daarvoor een passende waarborg geldt in de zin van hoofdstuk V AVG, zoals een adequaatheidsbesluit of de Standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) van de Europese Commissie, waar nodig aangevuld met technische en organisatorische maatregelen.

Artikel 25 - Subverwerkers

25.1 De Klant verleent KobiTech algemene toestemming om bij de uitvoering van de Dienst Subverwerkers in te schakelen.

25.2 KobiTech maakt op het moment van deze voorwaarden in elk geval gebruik van de volgende Subverwerkers:

• Meta Platforms Ireland Ltd. - het verzenden en ontvangen van WhatsApp-berichten via het WhatsApp Business Platform;
• Microsoft Azure (Microsoft Ireland Operations Ltd.) - hosting en infrastructuur binnen de EU;
• Mollie B.V. - de verwerking van betalingen.

25.3 KobiTech legt aan iedere Subverwerker gegevensbeschermingsverplichtingen op die in essentie gelijkwaardig zijn aan die van deze Verwerkersparagraaf. KobiTech blijft jegens de Klant volledig verantwoordelijk voor de nakoming door haar Subverwerkers.

25.4 KobiTech informeert de Klant over voorgenomen wijzigingen ten aanzien van het toevoegen of vervangen van Subverwerkers. De Klant kan binnen vijf (5) Werkdagen na kennisgeving gemotiveerd bezwaar maken op zwaarwegende, aan de gegevensbescherming gerelateerde gronden. Partijen treden dan in overleg. Komen zij er niet uit, dan mag de Klant het betrokken deel van de Overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

Artikel 26 - Bijstand, rechten van betrokkenen en audit

26.1 KobiTech verleent de Klant, rekening houdend met de aard van de verwerking en de haar ter beschikking staande informatie, redelijke bijstand bij het vervullen van diens verplichtingen op grond van de artikelen 32 tot en met 36 AVG, waaronder bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een voorafgaande raadpleging. Voor bijstand die verder gaat dan het standaard geleverde, mag KobiTech een redelijke vergoeding in rekening brengen.

26.2 Ontvangt KobiTech een verzoek van een betrokkene ter uitoefening van diens rechten (artikelen 15 tot en met 22 AVG) met betrekking tot de Klantgegevens, dan stuurt KobiTech dit verzoek zo spoedig mogelijk, en in beginsel binnen veertien (14) dagen, door aan de Klant en beantwoordt zij dit niet zelf. KobiTech ondersteunt de Klant naar redelijkheid bij de afhandeling.

26.3 KobiTech stelt de Klant de informatie ter beschikking die redelijkerwijs nodig is om de naleving van artikel 28 AVG aan te tonen. De Klant mag ten hoogste eenmaal per jaar - of vaker bij een concreet en gemotiveerd vermoeden van een tekortkoming - een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke, aan geheimhouding gebonden deskundige. Een audit wordt ten minste dertig (30) dagen van tevoren aangekondigd, verstoort de bedrijfsvoering van KobiTech zo min mogelijk en de kosten ervan komen voor rekening van de Klant.

Artikel 27 - Melding van datalekken

27.1 KobiTech informeert de Klant zonder onredelijke vertraging nadat zij kennis heeft gekregen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens (datalek) die de Klantgegevens raakt.

27.2 KobiTech verstrekt daarbij de informatie waarover zij redelijkerwijs beschikt, waaronder: de aard van de inbreuk, het (vermoedelijke) tijdstip en de oorzaak, de betrokken categorieën en het aantal betrokkenen, de (mogelijke) gevolgen en de getroffen of voorgestelde maatregelen om de inbreuk aan te pakken en de gevolgen te beperken.

27.3 De Klant beoordeelt als Verwerkingsverantwoordelijke of een melding aan de toezichthouder (de Autoriteit Persoonsgegevens) en/of aan betrokkenen nodig is en verzorgt die melding zelf. KobiTech verricht zelf geen melding aan de toezichthouder of betrokkenen namens de Klant.

Artikel 28 - Teruggave en verwijdering van persoonsgegevens

28.1 Na het einde van de Overeenkomst retourneert of verwijdert KobiTech, naar keuze van de Klant, de in het kader van de Overeenkomst verwerkte persoonsgegevens. Maakt de Klant binnen een redelijke termijn geen kenbaar gebruik van zijn keuze voor teruggave (waarvoor de exportfunctie van artikel 17 beschikbaar is), dan verwijdert KobiTech deze gegevens definitief ("hard delete") uiterlijk binnen zes (6) maanden na het einde van de Overeenkomst, tenzij een wettelijke bewaarplicht zich hiertegen verzet.

28.2 Blijft de Klant na verzuim langer dan negentig (90) dagen in gebreke met betaling, dan mag KobiTech reeds na drie (3) maanden tot verwijdering overgaan.

28.3 Bij het uitfaseren van een functie ("deprecatie") kan een verwijdering in twee stappen plaatsvinden: een "soft delete" gedurende drie (3) maanden, gevolgd door een definitieve verwijdering uiterlijk zes (6) maanden na het uitfaseren.

28.4 De Klant is en blijft zelf verantwoordelijk voor het tijdig exporteren en veiligstellen van de Klantgegevens vóór verwijdering (zie ook artikel 17).

Artikel 29 - Aansprakelijkheid

29.1 De totale aansprakelijkheid van KobiTech wegens een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst of uit welke andere hoofde dan ook, is beperkt tot vergoeding van directe schade tot ten hoogste het bedrag dat de Klant in de drie (3) maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan abonnementsvergoeding aan KobiTech heeft betaald.

29.2 Voor zover de aansprakelijkheidsverzekeraar van KobiTech in het betreffende geval een uitkering doet, is de aansprakelijkheid van KobiTech in ieder geval beperkt tot het bedrag van die uitkering, vermeerderd met het eigen risico.

29.3 KobiTech is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade, verlies of beschadiging van gegevens, schade door bedrijfsstagnatie en schade als gevolg van diensten, wijzigingen of storingen bij derden, waaronder Meta en de hostingpartij, alsook door WhatsApp-berichtkosten van Meta.

29.4 Voorwaarde voor het ontstaan van enig recht op schadevergoeding is dat de Klant de schade zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen één (1) week na ontdekking schriftelijk bij KobiTech meldt. Iedere aanspraak vervalt indien deze niet binnen zes (6) maanden na het ontstaan daarvan bij KobiTech schriftelijk is ingediend, dan wel niet binnen die termijn in rechte aanhangig is gemaakt.

29.5 De beperkingen en uitsluitingen van dit artikel gelden niet indien en voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van KobiTech, of in geval van dood of lichamelijk letsel.

Artikel 30 - Vrijwaring

30.1 De Klant vrijwaart KobiTech tegen alle aanspraken van derden - waaronder betrokkenen, Meta en toezichthouders - die verband houden met de Klantgegevens of met een gebruik van KobiChat door de Klant of diens Gebruikers dat in strijd is met de Overeenkomst, deze voorwaarden, het beleid van Meta of de wet, waaronder het versturen van berichten zonder geldige opt-in.

30.2 KobiTech vrijwaart de Klant tegen aanspraken van derden wegens een inbreuk op intellectuele eigendomsrechten die het rechtstreekse gevolg is van KobiChat zelf, mits de Klant KobiTech onverwijld schriftelijk informeert, de regie over de verdediging en schikking aan KobiTech overlaat en daaraan zijn medewerking verleent. Deze vrijwaring geldt niet bij gebruik in strijd met de voorwaarden of bij aanpassingen of combinaties buiten KobiTech om.

Artikel 31 - Overmacht

31.1 KobiTech is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting indien zij daartoe verhinderd is door overmacht in de zin van artikel 6:75 BW.

31.2 Onder overmacht wordt in elk geval verstaan: storingen, uitval of tekortkomingen bij toeleveranciers en Subverwerkers (waaronder Meta, Microsoft Azure en Mollie), cyberaanvallen, DDoS-aanvallen, uitval of onderbreking van internet, telecommunicatie of stroom, overheidsmaatregelen, pandemieën, stakingen en overige omstandigheden buiten de redelijke macht van KobiTech.

31.3 Tijdens overmacht worden de verplichtingen van KobiTech opgeschort zonder dat zij tot enige schadevergoeding gehouden is. Duurt de overmacht langer dan zestig (60) dagen, dan mag ieder der Partijen de Overeenkomst schriftelijk ontbinden, zonder recht op schadevergoeding.

Artikel 32 - Wijziging van de voorwaarden en de Dienst

32.1 KobiTech mag deze algemene voorwaarden en de Dienst wijzigen. Wijzigingen van de voorwaarden kondigt KobiTech ten minste één (1) maand voor inwerkingtreding aan.

32.2 De Klant kan binnen zeven (7) dagen na de aankondiging schriftelijk bezwaar maken tegen een wijziging die zijn positie wezenlijk en nadelig raakt. Maakt de Klant geen bezwaar, dan geldt de wijziging als aanvaard.

32.3 Maakt de Klant tijdig bezwaar en komen Partijen er niet uit, dan mag de Klant de Overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat. Reeds betaalde vergoedingen worden niet gerestitueerd.

32.4 Wijzigingen van ondergeschikte aard, wijzigingen die voortvloeien uit wet- of regelgeving of uit het beleid van Meta, en functionele doorontwikkeling als bedoeld in artikel 12 kunnen zonder inachtneming van bovenstaande termijnen worden doorgevoerd.

Artikel 33 - Nietigheid en conversie

33.1 Is een bepaling van deze voorwaarden nietig of vernietigbaar, dan blijven de overige bepalingen volledig van kracht.

33.2 Partijen treden in dat geval in overleg om de nietige of vernietigde bepaling te vervangen door een geldige bepaling die het doel en de strekking daarvan zoveel mogelijk benadert (conversie, artikel 3:42 BW).

Artikel 34 - Overdracht

34.1 KobiTech mag haar rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk overdragen aan een derde, bijvoorbeeld in het kader van een reorganisatie, fusie of overname. KobiTech stelt de Klant daarvan in kennis.

34.2 De Klant mag zijn rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van KobiTech overdragen aan een derde.

Artikel 35 - Communicatie en bewijs

35.1 Kennisgevingen en berichten tussen Partijen kunnen langs elektronische weg plaatsvinden, waaronder per e-mail en via het Platform. Berichten aan KobiTech worden gericht aan info@kobichat.nl.

35.2 De administratie en de logbestanden van KobiTech gelden tussen Partijen als bewijs van de door de Klant verstrekte instructies, het gebruik van de Dienst en de verzonden berichten, behoudens tegenbewijs.

Artikel 36 - Referentie en promotie

36.1 KobiTech mag de naam en het logo van de Klant, alsook het feit dat de Klant gebruikmaakt van KobiChat, op ingetogen wijze vermelden als referentie in haar uitingen, bijvoorbeeld op de website en in verkoopmateriaal.

36.2 De Klant kan hiertegen te allen tijde bezwaar maken door een bericht aan info@kobichat.nl, waarna KobiTech de vermelding binnen een redelijke termijn staakt.

Artikel 37 - Slotbepalingen

37.1 Deze voorwaarden, samen met de Overeenkomst en de bijlagen, vormen de volledige afspraak tussen Partijen over het onderwerp daarvan en vervangen alle eerdere afspraken en communicatie daarover.

37.2 Het niet of niet direct afdwingen van een recht door een Partij houdt geen afstand van dat recht in.

37.3 Bepalingen die naar hun aard bestemd zijn om na het einde van de Overeenkomst voort te duren - waaronder die over geheimhouding, intellectuele eigendom, aansprakelijkheid, vrijwaring, verwijdering van gegevens en toepasselijk recht - blijven ook daarna van kracht.

37.4 Gedurende de looptijd van de Overeenkomst en tot twaalf (12) maanden na afloop daarvan nemen Partijen geen medewerkers van de andere Partij die bij de uitvoering van de Overeenkomst betrokken zijn geweest in dienst, en laten zij deze evenmin anderszins voor zich werken, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere Partij.

Artikel 38 - Toepasselijk recht en geschillen

38.1 Op de Overeenkomst en deze voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag (CISG) is uitgesloten.

38.2 Partijen spannen zich in om geschillen eerst in onderling overleg op te lossen.

38.3 Wordt geen oplossing bereikt, dan worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Midden-Nederland, locatie Utrecht, onverminderd het recht van KobiTech om zich tot de volgens de wet bevoegde rechter te wenden.